Was während der COVID-19-Pandemie als Notlösung begann, ist heute vielerorts fester Bestandteil moderner Gremienarbeit: Digitale und hybride Sitzungsformate setzen sich zunehmend als Standard durch.

Die Pressemitteilungen über digitale Sitzungen häufen sich:

Das sind nur Ausschnitte. Im Internet und in Lokalzeitungen finden sich inzwischen zahlreiche Meldungen von Städten, Kommunen, Vereinen, Verbänden, Genossenschaften und privatwirtschaftlichen Unternehmen, die ihre Rats- und Gremiensitzungen sowie Versammlungen digital oder hybrid durchführen.

Eine kurze Geschichte

Die Entwicklung begann mit der COVID-19-Pandemie. Von einem Tag auf den anderen waren Präsenzveranstaltungen nicht mehr oder nur eingeschränkt möglich. Gleichzeitig mussten politische Gremien, Vereinsvorstände, Eigentümergemeinschaften und Unternehmensorgane weiterhin handlungsfähig bleiben.

Der Gesetzgeber reagierte schnell. Auf Bundes- und Landesebene wurden bestehende Vorschriften angepasst oder zeitweise ausgesetzt. Für Kommunen entstanden Sonderregelungen, die digitale und hybride Sitzungen ermöglichten. Auch im Vereins-, Genossenschafts- und Gesellschaftsrecht wurden kurzfristig rechtliche Grundlagen geschaffen, damit Beschlüsse weiterhin wirksam gefasst werden konnten.

Was zunächst als Notlösung gedacht war, entwickelte sich in kurzer Zeit zu einem groß angelegten Praxistest. Tausende Organisationen sammelten Erfahrungen mit Videokonferenzen, digitalen Abstimmungen und hybriden Veranstaltungsformaten. Die technische Umsetzung erfolgte häufig unter großem Zeitdruck, dennoch funktionierten viele Verfahren überraschend gut.

Wie es nach der Pandemie weiterging

Nach dem Ende der pandemiebedingten Einschränkungen entwickelten sich zwei unterschiedliche Strömungen.

Die erste Gruppe wollte möglichst schnell zu klassischen Präsenzsitzungen zurückkehren. Viele Verantwortliche schätzten den persönlichen Austausch, spontane Gespräche am Rande von Sitzungen und die unmittelbare Kommunikation im Sitzungssaal. Hinzu kamen Unsicherheiten hinsichtlich der langfristigen rechtlichen Zulässigkeit digitaler Formate.

Die zweite Gruppe wollte die neu gewonnenen Möglichkeiten nicht mehr aufgeben. Sie hatte während der Pandemie die Vorteile digitaler und hybrider Sitzungen kennen und schätzen gelernt:

  • Höhere Teilnahmequoten durch flexible Zuschaltung
  • Zeitersparnis durch den Wegfall von Anfahrtswegen
  • Bessere Vereinbarkeit von Ehrenamt, Beruf und Familie
  • Niedrigere Reise- und Veranstaltungskosten
  • Schnellere Terminfindung
  • Barriereärmere Teilnahme für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen
  • Einfache Einbindung externer Experten und Referenten

Gerade in ländlichen Regionen zeigte sich, dass digitale Teilnahmeformen dazu beitragen können, kommunalpolitisches Engagement attraktiver zu machen. Wer nicht für jede Sitzung lange Anfahrtswege auf sich nehmen muss, kann sich leichter in Vereinen, Verbänden oder kommunalen Gremien engagieren.

Das Ergebnis: Während manche Kommunen und Organisationen wieder vollständig auf Präsenz setzten, etablierten andere digitale oder hybride Formate dauerhaft.

Heute

Heute sind digitale Sitzungen vielerorts fester Bestandteil der Gremienarbeit geworden. Die rechtlichen Rahmenbedingungen wurden in den vergangenen Jahren kontinuierlich präzisiert und erweitert. 

Der Fokus hat sich dabei verschoben. Ging es während der Pandemie vor allem um die Frage, ob digitale Sitzungen überhaupt zulässig sind, steht heute die Frage im Mittelpunkt, wie sie effizient, rechtssicher und benutzerfreundlich durchgeführt werden können.

Auch technisch ist die Durchführung deutlich einfacher geworden. Spezialisierte Lösungen wie Agovo unterstützen Organisationen dabei, digitale und hybride Sitzungen rechtssicher abzuwickeln. Benutzerfreundliche Oberflächen, nachvollziehbare Verfahrensabläufe, sichere Abstimmungen, Dokumentation sowie die Integration in bestehende Verwaltungs- und Sitzungsmanagementsysteme erleichtern die praktische Umsetzung erheblich.

Digitale Sitzungen sind damit längst keine technische Besonderheit mehr, sondern ein etablierter Bestandteil moderner Organisations- und Verwaltungsarbeit.

Die Zukunft

Wir beim VOTES-Magazin gehen davon aus, dass digitale und hybride Sitzungen in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen werden.

Dafür sprechen mehrere Entwicklungen:

Zum einen wächst die gesellschaftliche Erwartung an flexible Beteiligungsmöglichkeiten. Menschen arbeiten zunehmend mobil und erwarten ähnliche Flexibilität auch in ihrem ehrenamtlichen oder politischen Engagement.

Zum anderen stehen viele Organisationen vor der Herausforderung, neue Mitglieder, Ehrenamtliche und Mandatsträger zu gewinnen. Niedrigschwellige digitale Teilnahmemöglichkeiten können dazu beitragen, mehr Menschen für Mitwirkung und Verantwortung zu begeistern.

Hinzu kommen wirtschaftliche und ökologische Aspekte. Weniger Reisen bedeuten geringere Kosten und einen kleineren CO₂-Fußabdruck. Gleichzeitig ermöglichen hybride Formate, die Vorteile von Präsenz- und Online-Veranstaltungen miteinander zu verbinden.

Präsenzsitzungen werden deshalb nicht verschwinden. Für viele Themen bleiben persönliche Begegnungen unverzichtbar. Die Entwicklung zeigt jedoch deutlich: Die Frage lautet heute nicht mehr, ob digitale Sitzungen stattfinden werden, sondern wie selbstverständlich sie künftig zum Arbeitsalltag von Kommunen, Vereinen und Unternehmen gehören.