Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels führt seine Hauptversammlung digital durch. Wie das funktioniert und welche Vorteile das bietet, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Organisation großer Mitgliederversammlungen ist für Verbände eine anspruchsvolle Aufgabe. Teilnehmermanagement, Abstimmungen, Wahlen und rechtssichere Dokumentation müssen reibungslos funktionieren – oft unter hohem organisatorischem Aufwand.
Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels zeigt, wie sich diese Prozesse erfolgreich digitalisieren lassen. Mit hybriden Versammlungsformaten und einer spezialisierten Softwarelösung hat der Verband seine Gremienarbeit flexibler und effizienter gestaltet.
Ein Verband mit komplexer Struktur
Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels e. V. mit Sitz in Frankfurt vertritt die Interessen der gesamten Buchbranche in Deutschland. Dazu gehören die Verlage, der Zwischenbuchhandel und der Sortimentsbuchhandel.
Neben dem Bundesverband bestehen sechs Landesverbände sowie eine Regionalgeschäftsstelle.
Ein zentrales Ereignis im Verbandsjahr ist die Hauptversammlung mit rund 250 Teilnehmenden. Zusätzlich finden mindestens einmal jährlich Fachgruppenversammlungen statt.
Bis 2019 wurden diese Veranstaltungen ausschließlich als Präsenzformate durchgeführt. Doch der Verband wollte seine Veranstaltungen modernisieren und digitale Möglichkeiten stärker nutzen.
Der Schritt zu hybriden Versammlungen
Anfang 2021 begann der Börsenverein damit, verschiedene Softwarelösungen für digitale und hybride Versammlungen zu evaluieren. Ziel war es, Präsenzveranstaltungen um digitale Funktionen zu erweitern und dadurch mehr Flexibilität für Mitglieder und Veranstalter zu schaffen.
Ausschlaggebend waren vor allem:
- ein umfangreicher Funktionsumfang für Versammlungen
- eine intuitive Benutzeroberfläche
- rechtssichere Prozesse
- DSGVO-konforme Datenspeicherung auf deutschen Servern
Nach der Evauluationsphase hatte sich das Team des Börsenvereins für Agovo entschieden.
Digitale Werkzeuge für komplexe Versammlungen
Die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltungen erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Customer-Success-Team von Agovo. Während der Versammlungen steht außerdem ein Live-Support zur Verfügung – sowohl für die Sitzungsleitung als auch für Teilnehmer, die online teilnehmen.
In den Veranstaltungen kommen zahlreiche digitale Funktionen zum Einsatz, darunter:
- digitale Tagesordnungen
- Abstimmungen und Wahlen
- automatisierte Protokolle
- Teilnehmer- und Stimmrechtsmanagement
Teilnehmende können sich bei Präsenzveranstaltungen sowohl vor Ort als auch remote über ihre eigenen Endgeräte einwählen. Über den Browser verfolgen sie die Tagesordnung und nehmen an Abstimmungen und Wahlen teil.
Die Plattform ist zudem direkt mit der Videokonferenzsoftware Zoom integriert, sodass auch digitale Teilnehmer unkompliziert an den Sitzungen teilnehmen können.
Rechtssichere Prozesse und automatisierte Dokumentation
Ein wichtiger Aspekt für den Börsenverein war die Satzungskonformität der Versammlungen. Deshalb wurde der Abstimmungs- und Auszählungsmodus individuell an die Anforderungen des Verbands angepasst. Die jeweiligen Stimmrechte der Mitglieder sind im System hinterlegt.
Nach jeder Veranstaltung erstellt das System automatisch ein umfassendes Protokoll mit:
- Dauer der Versammlung
- Tagesordnungspunkten
- individuellen Abstimmungsergebnissen
- Anwesenheitsnachweisen der Teilnehmer
Flexibilität für Mitglieder und Organisation
Heute kann der Börsenverein seine Hauptversammlungen und Fachgruppenversammlungen in unterschiedlichen Formaten durchführen – digital, hybrid oder in Präsenz.
Was ursprünglich als Lösung während der COVID-Pandemie begann, hat sich inzwischen als dauerhaftes Modell etabliert.
Peter Kraus vom Cleff, Hauptgeschäftsführer des Börsenvereins, sieht darin einen wichtigen Schritt für die Verbandsarbeit:
„Wir haben mit Agovo unsere Vereinsarbeit ins digitale Zeitalter gebracht. Besonders wichtig war uns, dass Agovo die nötige Rechtssicherheit bietet und alle Anforderungen unserer Satzung erfüllt. Wir sind sehr zufrieden mit der Flexibilität der Applikation sowie der intuitiven Benutzeroberfläche und werden auch künftig unsere Vereinsarbeit mit Agovo gestalten.“
Auch aus organisatorischer Sicht bietet die Digitalisierung klare Vorteile. Digitale Teilnahmeoptionen erleichtern die Terminfindung und ermöglichen Mitgliedern die Teilnahme selbst dann, wenn eine Anreise kurzfristig nicht möglich ist.
Volker Wiora, Gründer und Geschäftsführer von Agovo, betont diesen Aspekt:
„Mit Agovo können wir verschiedene Versammlungsformate ohne großen Aufwand digitalisieren. Aus organisatorischer Sicht vereinfacht das die Abläufe enorm, weil die Möglichkeit der digitalen Teilnahme die Terminfindung erleichtert und Teilnehmenden auch bei Verhinderungen wie Krankheit oder Anreiseverzögerungen die Teilnahme ermöglicht.“
Ein Modell für moderne Verbandsarbeit
Die Erfahrungen des Börsenvereins zeigen, wie digitale Lösungen die Organisation komplexer Versammlungen deutlich erleichtern können.
Hybride Formate bieten Mitgliedern mehr Flexibilität und ermöglichen Verbänden gleichzeitig effizientere Prozesse in der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation ihrer Veranstaltungen.
Damit wird deutlich: Digitale Gremienarbeit ist längst mehr als eine Übergangslösung – sie entwickelt sich zunehmend zum Standard moderner Verbandsorganisation.
