Technische Lösungen für digitale und hybride Gremiensitzungen gibt es längst. Entscheidend ist jedoch, ob Mandatsträger, Verwaltungsmitarbeitende und Sitzungsdienste die neuen Formate als echten Mehrwert wahrnehmen. 

Von der Notlösung zum festen Bestandteil moderner Gremienarbeit: Digitale und hybride Sitzungen haben sich in den vergangenen Jahren etabliert. Die technischen und rechtlichen Voraussetzungen sind heute weitgehend geschaffen. Spezialisierte Lösungen wie Agovo ermöglichen rechtssichere Abstimmungen, Teilnehmermanagement, Protokollierung und DSGVO-konforme Prozesse.

Trotzdem findet die Gremienarbeit in vielen Kommunen und öffentlichen Einrichtungen noch überwiegend in Präsenz statt. Warum eigentlich?

Die Antwort liegt selten in der Technik. Viel häufiger entscheidet die Akzeptanz der Beteiligten darüber, ob digitale Formate erfolgreich eingesetzt werden oder nicht.

Die Vorteile werden erkannt

Digitale Gremiensitzungen unterscheiden sich grundlegend von den Videokonferenzen, die viele Beschäftigte inzwischen aus ihrem Arbeitsalltag kennen. Es geht nicht nur um die Zuschaltung per Kamera, sondern um rechtskonforme Beschlussfassungen, nachvollziehbare Dokumentation und einen reibungslosen Ablauf für alle Beteiligten.

Eine Untersuchung des Statistischen Bundesamtes mit rund 1.700 Gremienmitgliedern zeigt, dass die Offenheit gegenüber digitalen Formaten deutlich größer ist als häufig angenommen. Während vor der Pandemie nur 19 Prozent der Sitzungen digital oder hybrid stattfanden, stieg dieser Anteil zeitweise auf 62 Prozent. Gleichzeitig wünschen sich 42 Prozent der Befragten auch künftig häufiger digitale oder hybride Sitzungen.

Die grundsätzliche Bereitschaft ist also vorhanden. Dennoch berichten viele Verwaltungen davon, dass neue Formate nicht immer auf uneingeschränkte Zustimmung stoßen.

Was Teilnehmer wirklich erwarten

Für Mandatsträgerinnen und Mandatsträger steht selten die eingesetzte Technik im Mittelpunkt. Entscheidend ist vielmehr die Frage, ob die neue Form der Sitzung ihren Arbeitsalltag erleichtert.

Der größte Akzeptanztreiber ist dabei die gewonnene Flexibilität. Wer nicht für jede Ausschusssitzung mehrere Stunden Anreise einplanen muss, empfindet digitale Teilnahme nicht als Einschränkung, sondern als Erleichterung.

Gerade in Flächenkommunen, Kreistagen, Regionalverbänden oder Zweckverbänden kann dies ein erheblicher Vorteil sein. Auch für ehrenamtlich engagierte Mitglieder verbessert sich die Vereinbarkeit von Mandat, Beruf und Familie.

Die Akzeptanz steigt besonders dann, wenn digitale Teilnahme nicht als Verpflichtung, sondern als zusätzliche Möglichkeit verstanden wird.

Warum hybride Formate die höchsten Zustimmungswerte erzielen

Interessanterweise wünschen sich die meisten Gremienmitglieder keine vollständig digitale Zukunft. Die höchsten Zustimmungswerte erreichen hybride Formate, die sowohl eine Teilnahme vor Ort als auch eine digitale Zuschaltung ermöglichen.

Der Grund ist nachvollziehbar: Präsenzsitzungen bieten weiterhin Vorteile, die digitale Formate nur eingeschränkt ersetzen können. Persönliche Gespräche vor Sitzungsbeginn, spontane Abstimmungen in den Pausen oder der direkte Austausch nach einer Diskussion spielen in der politischen und administrativen Arbeit nach wie vor eine wichtige Rolle.

Gleichzeitig möchten viele Beteiligte die neu gewonnene Flexibilität nicht mehr aufgeben.

Hybride Sitzungen verbinden beide Welten und schaffen damit einen Ausgleich zwischen Effizienz und persönlichem Austausch.

Was der Sitzungsdienst tun kann

Akzeptanz entsteht nicht von allein. Sie muss aktiv gestaltet werden.

Für Sitzungsdienste bedeutet das vor allem, digitale Formate konsequent aus Sicht der Teilnehmer zu denken.

Dazu gehören:

  • einfache und verständliche Einwahlprozesse,
  • verlässliche technische Abläufe,
  • klare Regeln für Wortmeldungen und Abstimmungen,
  • frühzeitige Unterstützung bei Fragen,
  • sowie transparente Kommunikation über die Vorteile des Formats.

Ebenso wichtig ist die Erkenntnis, dass nicht jede Sitzung digital stattfinden muss. Akzeptanz entsteht häufig dort, wo Beteiligte Wahlmöglichkeiten haben und das passende Format für die jeweilige Situation genutzt wird.

Ein Gewinn für alle Beteiligten

Wird digitale Gremienarbeit richtig umgesetzt, profitieren sowohl die Teilnehmer als auch der Sitzungsdienst.

Teilnehmer gewinnen Flexibilität, sparen Reisezeiten und können ihre Aufgaben besser mit Beruf und Familie vereinbaren. Der Sitzungsdienst profitiert von effizienteren Abläufen, einer höheren Planbarkeit und oftmals auch von einer besseren Teilnahmequote.

Genau hierin liegt das eigentliche Potenzial digitaler und hybrider Sitzungen: nicht in der Digitalisierung um ihrer selbst willen, sondern in einem Mehrwert für alle Beteiligten.

Die Zukunft ist hybrid 

Die Diskussion um digitale Gremiensitzungen wird häufig als Entscheidung zwischen Präsenz und Online geführt. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre zeigen jedoch, dass diese Gegenüberstellung zu kurz greift.

Erfolgreiche Gremienarbeit der Zukunft wird flexibel sein. Sie nutzt digitale Möglichkeiten dort, wo sie Prozesse erleichtern, und setzt auf persönliche Begegnungen dort, wo sie unverzichtbar sind.

Akzeptanz entsteht dann, wenn die Bedürfnisse der Beteiligten im Mittelpunkt stehen. Wer digitale Formate als Service versteht und nicht als Selbstzweck, schafft die Grundlage für moderne, effiziente und zukunftsfähige Gremienarbeit.