Eine Studie der Hochschule München räumt mit einem gängigen Vorurteil auf: Die Atmosphäre in Sitzungen hängt weniger von ihrem Format, sondern vor allem vom Verhalten der Teilnehmenden ab. 

„Digitale Sitzungen sind unpersönlich.“ Kaum ein Vorurteil hält sich hartnäckiger, wenn es um virtuelle oder hybride Gremienarbeit geht. Persönliche Gespräche, spontane Begegnungen und zwischenmenschlicher Austausch seien nur vor Ort möglich, so die häufige Annahme.

Doch genau dieses Bild stellt eine aktuelle wissenschaftliche Untersuchung von Galina Gostrer von der Hochschule München infrage. Sie analysierte digitale Sitzungen via Zoom mit sechs bis neun Teilnehmenden, die jeweils mindestens eine Stunde dauerten. Das Ergebnis: Ob eine Sitzung als persönlich oder unpersönlich wahrgenommen wird, hängt weit weniger vom Format ab als von den Menschen, die daran teilnehmen.

Persönliche Atmosphäre entsteht nicht von selbst

Die wichtigste Erkenntnis der Studie lautet: Die Atmosphäre eines Meetings wird aktiv von den Teilnehmenden geschaffen – unabhängig davon, ob sie sich in einem Sitzungssaal oder in einem virtuellen Raum begegnen.

Denn auch Präsenzsitzungen sind nicht automatisch persönlich. Manche Besprechungen bleiben rein sachlich und formal, obwohl alle Beteiligten am selben Tisch sitzen. Umgekehrt können digitale Sitzungen von Vertrauen, Offenheit und persönlichem Austausch geprägt sein.

Entscheidend ist, ob Menschen bereit sind, persönliche Impulse in die Sitzung einzubringen. Bereits eine private Frage, eine persönliche Erfahrung oder eine kurze Anekdote kann die Dynamik einer Sitzung spürbar verändern.

Gostrer kommt deshalb zu dem Schluss, dass soziale Nähe nicht primär durch den Raum entsteht, sondern vor allem durch die Kommunikation der Beteiligten.

Small Talk findet auch digital statt

Small Talk verschwindet nicht automatisch, nur weil ein Meeting virtuell stattfindet. Gerade die ersten Minuten vor dem offiziellen Beginn einer Sitzung bieten häufig Raum für informelle Gespräche. Während nach und nach weitere Teilnehmende dem Meeting beitreten, entstehen oft die gleichen lockeren Gespräche wie vor einer Präsenzveranstaltung.

Auch nach dem offiziellen Ende bleiben manche Teilnehmende noch einige Minuten online, um sich auszutauschen. Viele kennen diese Situationen aus ihrem eigenen Arbeitsalltag. Nicht selten wählen sich Teilnehmer sogar bewusst einige Minuten früher ein, um noch ein persönliches Gespräch führen zu können.

Für manche Menschen ist Small Talk sogar einfacher digital, wenn sie zuhause sind, in ihrer gewohnten Umgebung.

Der Hintergrund schafft Persönlichkeit

Digitale Sitzungen finden nicht in einem sterilen Vakuum statt. Jeder Teilnehmer bringt seine eigene Umgebung mit in die Sitzung.

Genau darin sieht Gostrer einen wichtigen Faktor für den Beziehungsaufbau. Bücherregale, Bilder an der Wand, Pflanzen oder andere persönliche Gegenstände geben Einblicke in die Arbeitswelt und Persönlichkeit des Gegenübers. Sie schaffen Gesprächsanlässe und fördern Vertrautheit.

Aus diesem Grund empfiehlt Gostrer, den Hintergrund nicht grundsätzlich durch künstliche Filter oder Unschärfeffekte zu ersetzen. Die reale Umgebung könne einen wichtigen Beitrag zur sozialen Interaktion leisten.

Gleichzeitig gilt natürlich: Der Hintergrund sollte ruhig und professionell wirken. Unordnung oder ständig wechselnde Ablenkungen können die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden beeinträchtigen.

Körpersprache verschwindet nicht vor der Kamera

Auch die Annahme, Körpersprache spiele in virtuellen Meetings kaum eine Rolle, wird durch die Studie widerlegt.

Zwar ist der Körper meist nur teilweise sichtbar. Dennoch nehmen Menschen Mimik, Gestik, Blickrichtung und Sitzhaltung sehr genau wahr. Schon kleine Signale vermitteln, ob jemand interessiert, angespannt, entspannt oder skeptisch ist.

Nach Einschätzung der Forscherin genügt der übliche Bildausschnitt einer Videokonferenz, um die wichtigsten nonverbalen Signale zu erfassen. Menschen verfügen über ein ausgeprägtes Gespür dafür, aus wenigen sichtbaren Informationen Rückschlüsse auf die gesamte Körpersprache ihres Gegenübers zu ziehen.

Die Kamera macht den Unterschied

Wirklich unpersönlich werden digitale Sitzungen vor allem dann, wenn die Kameras ausgeschaltet bleiben.

Wer sein Gegenüber nicht sehen kann, verliert einen wesentlichen Teil der Kommunikation. Mimik und Gestik fehlen, Reaktionen bleiben unsichtbar und Diskussionen wirken schnell distanziert.

Viele Teilnehmende empfinden solche Sitzungen als anstrengend, weil wichtige soziale Signale fehlen. Das Gespräch ähnelt dann mehr einem Telefonat.

Für virtuelle Gremiensitzungen kann es daher sinnvoll sein, klare Erwartungen zu definieren. Eine gemeinsam vereinbarte Kameranutzung schafft Transparenz und verbessert die Interaktion erheblich. Voraussetzung ist allerdings, dass alle Beteiligten ausreichend Vorlauf haben und die Rahmenbedingungen bekannt sind.

Die Rolle der Sitzungsleitung

Wie persönlich oder offen eine Sitzung wahrgenommen wird, hängt maßgeblich von der Sitzungsleitung ab.

Die Untersuchung zeigt, dass insbesondere Personen mit hoher formaler Autorität die Kultur eines Meetings prägen. Sie bestimmen häufig, ob Raum für persönlichen Austausch entsteht, wie offen diskutiert wird und welche Kommunikationsformen akzeptiert sind.

Auch hierin unterscheiden sich digitale Formate kaum von Präsenzveranstaltungen.

Eine gute Sitzungsleitung sorgt für Beteiligung, fördert den Dialog und schafft eine Atmosphäre, in der sich Teilnehmende einbringen können. Schlechte Moderation hingegen bleibt auch digital schlechte Moderation.

Nicht das Format entscheidet

Letztendlich funktionieren digitale Sitzungen nach denselben sozialen Regeln wie Präsenzsitzungen.

Vertrauen, Offenheit, Wertschätzung und Kommunikation bestimmen die Qualität einer Sitzung weit stärker als die Frage, ob sich die Beteiligten in einem Sitzungssaal oder vor einem Bildschirm begegnen.

Digitale Formate sind deshalb nicht automatisch mehr oder weniger persönlich. Sie stellen lediglich einen anderen Rahmen für zwischenmenschliche Interaktion bereit.

Ob eine Sitzung gelingt, hängt am Ende von den Menschen ab, die daran teilnehmen – nicht vom Format, in dem sie stattfindet.